A contabilidade é uma área importantíssima para todas as outras áreas profissionais, uma vez que é ela que faz a gestão, fiscalidade, administração e análise das finanças. Além de tantas outras tarefas essenciais para qualquer empresa e até mesmo para a vida pessoal de qualquer um. Existem vários cursos de contabilidade por todo o país, sejam eles no ensino superior ou formações específicas e focadas em profissionais de áreas específicas, Mas entre as várias opções, há algo comum a todos: a utilização de softwares de contabilidade.
É provável que já tenha ouvido o termo, mas sabe mesmo o que é? E como o utilizar?
Um software de contabilidade tem a função de automatizar as antigas e chatas funções de preencher tudo à mão, fazer todas as contas e análises durante horas a fio, o que levava a que pudessem ocorrer vários erros que, com as ferramentas que temos hoje disponíveis online, não acontecem.
Existem vários programas de faturação gratuitos que podem muito bem ser utilizados e permitir que sejam cumpridas as funções de análise financeira, controlo e organização de dados e informações, mas existem também outros que são pagos que têm disponíveis mais funções. Para o ajudar com a escolha, compilamos algumas informações sobre para que servem os softwares de faturação, quais são as suas vantagens e ainda quais são os mais interessantes e mais utilizados por profissionais, técnicos e contabilistas em Portugal.
O que são programas de contabilidade?
Um software de contabilidade é um programa informático que ajuda os negócios na sua organização. Como aplicação, permite simplificar e automatizar alguns processos contabilísticos essenciais, como o cálculo de impostos ou a execução de pagamentos, ao otimizar o tempo necessários para os completar e ainda ao reduzir os erros possíveis.
Os programas de faturação para pequenas empresas permitem completar tarefas como:
- Acompanhamento dos créditos de cada cliente;
- Simplificação as operações diárias de um negócio;
- Introdução de dados contabilísticos de forma rápida e simples;
- Emissão de relatórios financeiros;
- Processamento salários e despesas a fornecedores;
- Cumprimento de obrigações fiscais, como declarações de IVA, IRA, etc.
A informática proporciona inúmeras vantagens para a área contábil, com facilidades que vão desde o processamento de informações até à criação de despachos, que em alguns casos, podem ser produzidos pelo sistema.
Os sistemas de faturação são essenciais para os profissionais da área, especialmente para os que atuam em setores de grandes proporções, onde o volume de informações é alto.
Nestes setores, a utilização de tecnologia e softwares deste tipo proporciona mais velocidade e segurança, fornecendo essas informações em tempo real. Também proporciona outras vantagens como:
- Reduzir tarefas: os programas de faturação para pequenas empresas facilitam o trabalho do contabilista, ao automatizar algumas das suas atividades de trabalho. Permitem reduzir o tempo que o departamento contabilístico dedica a uma tarefa, introduzindo automaticamente algumas informações, para que este possa realizar outras funções igualmente essenciais no mesmo tempo;
- Reduzir as despesas: devido à automatização e eliminação de certos encargos manuais, a empresa poderá ter menos necessidade de ter um número tão alto de funcionários a desempenhar as mesmas obrigações. Os custos da remuneração desses colaboradores podem ser utilizados para investir noutras funções mais vantajosas para o desenvolvimento do negócio;
- Reduzir os erros: uma tarefa que é completada com mão humana terá sempre algum risco de erro ou atraso. Ao automatizar algumas operações diárias, é possível eliminar atividades monótonas, como o processamento de informações por exemplo, reduzindo a percentagem de erro humano associado a um processo manual;
- Melhorar alguns procedimentos: os programas de faturação realizam diversas funções ao mesmo tempo, o que ajuda a melhorar o tempo de realização de alguns procedimentos;
- Saber o estado financeiro da empresa: os softwares de contabilidade permitem saber sempre qual é a situação fiscal duma empresa, incluindo os valores que tem a receber ou a pagar, a sua liquidez exata, etc. Ter conhecimento de todas estas questões ajuda a tomar decisões apropriadas e utilizar as estratégias adequadas para os seus objetivos.
Qual a diferença entre sistemas de faturação e programas de contabilidade?
Uma questão que deve ponderar é que tipo de sistema é mais indicado. Um software de faturação controla as operações de gestão do dia a dia de uma empresa, incluindo a emissão de documentos variados e a gestão de stock. Os softwares de contabilidade para negócios, por outro lado, são mais abrangentes e permitem organizar as informações contabilísticas, pagar impostos e processar salários, entre outras funções.
A decisão de optar por um ou por outro depende das suas necessidades específicas, dos seus objetivos e do valor que está disposto a pagar
Um software, por ser mais completo, poderá ser mais dispendioso. Mas existem alguns que disponibilizam versões gratuitas ou até um período de teste. Poderá experimentar várias opções antes de tomar uma decisão final.
Como escolher o mais adequado?
Para escolher o melhor software facturação gratuito, deve avaliar cuidadosamente as suas necessidades, as funções do sistema, os acessos disponíveis, como faz a gestão dos seus impostos e ainda quais são os outros programas de faturação utilizados na empresa.
O sistema por que optar deve permitir realizar todos os processos contabilísticos de que necessita, além de facilitar a gestão das tarefas fiscais do dia a dia. Também deve facilitar a análise completa e exaustiva dos dados feita pelos contabilistas e gestores. No entanto, no caso de uma empresa pequena ou em nome individual, um sistema de faturação pode ser suficiente para a organização diária.
Para que possa fazer uma escolha mais educada, deixamos mais detalhes sobre alguns dos sistemas por onde pode optar, as suas características e versões existentes.
SAGE
O SAGE é o programa mais utilizado por contabilistas, técnicos profissionais de contabilidade e, na realidade, por todos que têm um curso ou formação em contabilidade. É o software o mais referido quando são dadas dicas de contabilidade entre contabilistas. Não é apenas um software de contabilidade, porque também possibilita a realização de vários encargos além de contabilidade, fiscalidade e gestão das finanças.
Com este sistema é possível acompanhar gestores de negócios na cloud, podendo trabalhar à distância e permitindo ainda fazer a gestão de recursos humanos, dos salários, de toda a faturação e outras soluções como armazenamento de dados e informações importantes.
É um programa onde pode ser feita praticamente toda a gestão e é ideal para pequenas e médias empresas de todo o género.
O SAGE tem 5 funcionalidades diferentes para a gestão das empresas:
- Da faturação;
- De processos logísticos;
- Financeira;
- De clientes;
- Mobilidade acrescida.
Existem várias soluções a diversos preços, podendo custar apenas 1.20€ por mês + IVA o mais simplificado, sendo que há a oferta do 1º mês grátis.
Rose
Com vários preços diferentes para várias funcionalidades distintas, o ROSE pode custar cerca de 39€ por mês para gestão da contabilidade de qualquer área profissional, com possibilidade de ter mais do que um utilizador.
Nele, pode efetuar registos contabilísticos mais rápidos, como lançamento automático de vendas ou compras, assim como o registo orçamental e planeamento do período. É também utilizado para o tratamento salarial e de recursos humanos, como registos automáticos, para gerir férias e faltas e relatórios de gastos internos, ao permitir que toda a informação do pessoal e de cada cliente esteja devidamente organizada e atualizada.
InvoiceXpress
Um software de facturação online onde pode fazer a emissão de faturas e tem um custo mensal que inicia nos 5€. Queria melhor?
Muito intuitivo e fácil de utilizar, nele pode emitir todo o tipo de documento e ainda faturas eletrónicas com assinatura digital, assim como a personalização da fatura, como inserir o logótipo, exportar documentos para partilha, incluir referências bancárias automaticamente no documento, entre outras funções.
Os primeiros 30 dias são totalmente gratuitos e realmente é uma excelente ferramenta para ajudar a descomplicar um pouco a emissão de faturas e outros recibos!
ETPOS
Este software é bastante fácil de utilizar, muito semelhante a um smartphone e permite que toda a interface seja alterada a gosto do utilizador, mesmo os ícones. Pode ser utilizado para gestão de um restaurante, dos pedidos e das mesas, assim como para fazer e emitir toda a faturação em qualquer empresa de qualquer área.
Este programa possui várias certificações, nomeadamente da Autoridade Tributária, significando isto que trata de todas as obrigações legais como um ficheiro SAFT-PT, guias de transporte e comunicação de informações relevantes.
É um software que proporciona mais liberdade aos que gerem qualquer empresa, mesmo alguém sem um curso ou formação em contabilidade para empresas e fiscalidade numa escola ou universidade, será capaz de o utilizar.
Moloni
É um software de contabilidade e gestão comercial e contabilística, onde pode controlar a faturação das contas correntes, do stock e de encomendas. Tem também diversas ferramentas muito úteis que permitem que cada gestor possa automatizar cada processo de forma eficaz e veloz. Também pode controlar a contabilidade quotidiana pessoal, além da empresarial.
Terá acesso ao histórico de clientes e fornecedores, bem como a extratos e análise de vendas e compras, análise das margens de lucro, acesso a criação de mapas de IVA e retenções, e pode ainda fazer a criação de um POS (posto de venda).
Através deste, poderá comunicar os recibos à Autoridade Tributária e garante total confidencialidade dos dados da empresa.
Tal como vários outros utilizados por profissionais de cursos de contabilidade online, este oferece 30 dias de experiência gratuitamente, o pacote base tem o custo de 5,99€ por mês e pode ter 2 utilizador, já o pacote mais alto custa 14,90€ por mês e pode ter + de 3 utilizadores. São ambos certificados pela Autoridade Tributária.
Primavera Jasmim Software
Este é um software de gestão ideal para PME (pequenas e médias empresas), porque é bastante intuitivo, logo, fácil de ser utilizado por qualquer um. E pode ser utilizado em qualquer local de forma rápida, para um controlo e administração constantes.
Até aos 30.000 euros de faturação, não terá quaisquer custos com a utilização, podendo aceder a todas as suas funções, com especialistas profissionais sempre disponíveis para ajudar no que for necessário. Terá ainda a garantia da segurança das suas informações. Acima disso, os preços começam nos 9,90€ por mês.
Colibri
Existem várias versões deste sistema:
- Free: com esta versão pode gerir o que vende e o que compra, bem como o seu stock e ter uma base de dados local mas, tem um limite de faturação de 20.000€ por ano e não presta apoio nem suporte técnico;
- Lite: com o custo de 158€ por ano, permite o regime IVA caixa, criar listagens em PDF, tem licenciamento à empresa, não tem qualquer limite de faturação e tem suporte técnico até 2h;
- Plus: webservice AT, contém listagens web e Excel, assim como a exportação CSV, também não tem limite de faturação e o suporte técnico é até 3h, tem o curso de 278€ por ano;
- Pro: com um custo de 403€ por ano, tem suporte técnico até 5 horas, assinatura digital, não tem limite de faturação, pode ter mais que um utilizador e ainda aceder à base local e remota.
É extremamente completo e as versões pagas são muito úteis para grandes empresas. Para as que são novas ou pequenas, a versão gratuita poderá ser ideal, pois consegue fazer a ligação a outras aplicações como o e-commerce e Office.
Weoinvoice
Este programa é totalmente gratuito, sempre, e permite a criação de faturas e documentos com dados de clientes ilimitados, é possível:
- criar notas de crédito;
- fazer os relatórios mensais e manter a contabilidade organizada;
- organizar e controlar as informações de cada utilizador;
- gerar ficheiros normalizados com dados;
- fazer devoluções de faturas simplificadas;
- configurar as informações pessoais ou empresariais como quiser.
Vendus
Este programa de faturação online funciona em todos os sistemas operativos, assim como em telemóvel ou tablet, porque possui uma app e é compatível com impressoras de talões.
Tem um backoffice que pode ser utilizado para configurar tudo o que precisar e fazer a administração do próprio negócio. Tem um custo máximo de 59,88€ anuais, permite 2 utilizadores, bem como a criação ilimitada de ficheiros, documentos e armazenamento de dados e os primeiros 30 dias de teste são gratuitos.
Facturama
Este é um programa que tem também uma app disponível para o telemóvel, permitindo assim que possa ser utilizado em qualquer local, sem qualquer limite, precisando apenas de ligação à internet.
Tem uma página inicial que permite que se veja o negócio ou as informações da empresa de forma rápida, com apresentações em gráficos do volume de faturação e também das despesas contabilísticas. Outras responsabilidades como pagamento de IVA estão também disponíveis nesta página inicial.
Nesta app podem ser sejam criados documentos como faturas em meros segundos, sendo o seu preenchimento bastante intuitivo e pode ainda emitir faturas eletrónicas com assinatura qualificada, válida em toda a União Europeia!
Tudo pode ser alterado e modificado nos documentos criados, como incluir o logótipo da empresa, mudar as cores do tema, o texto, e formatação. Cada conta criada no Facturama pode ter vários utilizadores e é ainda possível dar apenas algumas permissões a alguns, como apenas consultar cert informação, por exemplo.
Terá 30 dias para experimentar de forma gratuita e depois, custará o máximo de 36€ por mês com direito ao máximo de 5000 documentos mensalmente.
É uma forma de facilitar a vida de todos os profissionais que lidam diariamente com a gestão de qualquer empresa, seja um técnico profissional, um contabilista certificado ou mesmo o próprio dono da empresa que completou um curso técnico de contabilidade. Assim pode poupar tempo precioso onde possa desempenhar outras funções de igual ou maior importância!
É uma app bastante segura para qualquer empresa, porque torna possível ver todas as alterações feitas no documento: o que foi alterado, por quem e quando.
Utilize todas as informações que deixamos acima para decidir qual é o sistema por onde vai optar. Analise cuidadosamente todas as suas necessidades e objetivos, bem como quais são as características e funções dos sistemas, para perceber qual deles é o mais indicado para si ou para o seu negócio. Pode sempre optar por experimentar um que seja gratuito ou durante o mês habitual do período de teste, para perceber se o programa é compatível com o que procura. Caso contrário, pode testar outro!
No caso de continuar com dúvidas, pode recorrer aos serviços de um contabilista e pedir ajudar com a decisão. Um profissional certificado será capaz de o aconselhar e apresentar soluções para os problemas e obstáculos que possam surgir durante o percurso. Não sabe onde o encontrar? Na plataforma da Superprof estão inscritos dezenas de profissionais de contabilidade por todo o país, prontos para o ajudar a responder a todas as questões que possa ter. Não perca mais tempo e comece já a gerir as suas finanças com confiança!
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Belíssimo conteúdo. Pude perceber as diferenças entre os programas de forma bem simples. Obrigado Cláudia !