Ter a contabilidade em dia é para muitos algo difícil por vários motivos:

  • Falta de tempo;
  • Pouco conhecimento de como ter os dados organizados;
  • Falta de auxílio ou ferramentas que permitam a organização;
  • Não ter apoio de técnicos de contabilidade e fiscalidade;
  • Não ter um curso de contabilidade ou uma formação em contabilidade que permita adquirir os conhecimentos necessários.

O motivo mais comum para que a contabilidade não esteja em dia é sem dúvida a falta de conhecimentos ou então, não ter um contabilista ou um técnico profissional de contabilidade a quem pedir ajuda.

O resultado de não ter a contabilidade em dia pode ser desastroso, podendo mesmo levar ao encerramento de empresas, falência, desemprego, multas pesadas e problemas infinitos com a Segurança Social e com as Finanças.

Por esse mesmo motivo, seguem-se as melhores 10 dicas para manter a contabilidade em dia, que permitirá uma maior segurança para qualquer empresa ou indivíduo e sem grande esforço!

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1. Finanças pessoais separadas das empresariais com formação contabilidade

Ao iniciar uma empresa ou um simples negócio, há uma certa tendência para não separar os assuntos pessoais dos profissionais e isto acontece principalmente com empreendedores iniciantes no universo dos negócios empresariais.

Saltar este passo importante de separar toda a informação e os dados pessoais dos profissionais irá sem sombra de dúvida causar confusão num futuro próximo, porque irá chegar uma altura em que não será possível separar as despesas pessoais das despesas da empresa, as datas de pagamento das responsabilidades e deveres empresariais são diferentes das pessoais e alguma poderá ficar esquecida e isto significará, claro, o oposto do que se pretende, mais custos.

Sendo assim, um dos passos mais importantes é ter uma formação contabilidade ou um curso de contabilidade e aprender como fazer a gestão correcta do que é dados e informações pessoais e profissionais, tendo-as sempre separadas e organizadas, de forma a não haver sequer a hipótese de gerar confusão.

Pode parecer trabalhoso ao início mas, com o hábito, estes passos irão tornar-se mais fáceis e o tempo e dinheiro poupado ao longo dos meses irá fazer com que o tempo investido valha a pena.

2. O controlo regular às finanças com conhecimentos de um curso de contabilidade

Fazer a análise e avaliar os dados, contas, despesas, lucro e outra informação importante de forma periódica é um passo importantíssimo que não deve ser desvalorizado nem esquecido.

Claro que, num momento inicial poderá até ser fácil manter tudo organizado, talvez até memorizado mas à medida que o tempo passa, toda a informação e dados contabilísticos começam a acumular-se e depois, será mais difícil conseguir voltar atrás e entender o que aconteceu para num determinado mês os resultados de uma avaliação não serem os esperados.

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Há competências que podem ser desenvolvidas na área da contabilidade que serão uma mais valia em qualquer área da vida. | Fonte: Pexels

Este estudo pode demorar horas, por vezes alguns dias e se estiver muito mal organizado, provavelmente terá de contratar um contabilista certificado ou um técnico profissional de contabilidade para ajudar nesta organização e análise financeira do estado da empresa ou pessoal.

Este gasto pode ser dispensado caso haja organização desde o início e se não houver conhecimento de como o fazer, existem centenas de cursos e formações de contabilidade para todas as áreas profissionais que qualquer pessoa pode ter, sem ter de passar pelos vários semestres de uma licenciatura em contabilidade, já que o conhecimento será adquirido para proveito próprio e não para exercer ou fazer trabalhos de contabilidade para outros.

3. Com uma formação em contabilidade, ser organizado e ter o controlo torna-se fácil

Ao seguir a dica anterior, qualquer aluno de um curso de contabilidade irá aprender os benefícios de ser organizado e isto, irá trazer repercussões muito positivas na gestão de todos os campos da vida pessoal e mesmo empresarial.

Mas, para fazer qualquer análise de forma periódica e conseguir ter um real controlo de todos os dados e informação mais importantes, como documentos, saber as datas e prazos de pagamento de IRS e IRC e outros impostos, assim como quais os documentos que são necessários guardar durante anos e quais podem ser descartados, é preciso ser muito organizado.

Lembre-se sempre: mais vale perder 10 minutos por dia a organizar os documentos desse mesmo dia do que estar no último dia do mês a perder um dia inteiro que poderia ser útil e utilizado para outras coisas, a tentar organizar tudo de uma vez, acto que poderá levar a que existam erros, que levarão a mais multas e taxas.

Tudo pode ser evitado com uma simples organização e para isto, basta criar uma rotina diária e segui-la de forma religiosa até que se torne um passo normal no dia a dia.

4. Documentos e dados em dia e legais de acordo com a contabilidade Portugal

Há muita legislação que abrange a área contabilística e esta, deve ser conhecida pela pessoa que trata da contabilidade, seja o próprio com conhecimento adquirido num curso de contabilidade ou mesmo numa formação contabilidade específica.

A melhor dica aqui, é tentar conhecer ao máximo todas as obrigações contempladas na legislação portuguesa, para não falhar com nenhuma e conseguir poupar o máximo possível, seja em multas e impostos, seja com um contabilista.

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Não é preciso um curso de direito no ensino superior para conhecer a legislação da contabilidade Portugal. | Fonte: Unsplash

Para isso, existem cursos de contabilidade específicos, como já referimos, e esta pode ser uma excelente opção, pois embora exista um pequeno investimento no curso para adquirir todo este conhecimento e posteriormente algumas horas de trabalho para executar todas estas tarefas, irá valer a pena pois a longo prazo a poupança será maior que o gasto.

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5. Ter o controlo total de toda a informação e dados e com formação contabilidade

Seja o próprio, um contabilista pertencente à Ordem dos Contabilistas Certificados ou um técnico profissional de contabilidade a tratar, organizar, avaliar e fazer a análise de todos os dados, toda a documentação deve estar na mão do próprio, sejam registos de abertura de empresa, contratos, facturas, dados dos funcionários, guias, comprovativos de pagamentos, IRS dos anos anteriores, e outros documentos importantes para qualquer empresa.

Todos os documentos devem estar legíveis, sem rasuras, bem acondicionados por pelo menos 10 anos no caso da contabilidade para empresas.

6. Um curso de contabilidade para saber como acondicionar o "arquivo morto"

Documentos, dados e informações, como já vimos, têm de estar guardados durante uma década de forma intacta. Como fazer?

Primeiro, é importante digitalizar todos os documentos e guardá-los numa pen ou num disco externo, apenas como precaução, caso aconteça algum desastre. Depois, é necessário encontrar os porta documentos ideais para o local onde irão ser guardados.

É um local com humidade? As capas com micas podem ser interessantes, assim como o uso de um desumidificador, tentar manter o espaço o mais arejado possível nos meses mais quentes e protegido da humidade nos meses mais frios e chuvosos. Toda esta gestão é importante.

Como arquivar documentos importantes
Todos os documentos devem ser devidamente arquivados e organizados. | Fonte: Pexels

Existem várias capas diferentes que se podem adquirir na Staples, por exemplo e existem também vários armários feitos para guardar arquivos durante anos de forma protegida.

Se é necessário um curso de contabilidade para saber onde guardar os documentos, dados e informação mais importantes? Não, mas, além de saber onde, um professor, seja ele técnico profissional ou mesmo um contabilista, irá ensinar como o fazer da forma correcta, e quais são importantes manter e quais podem ser descartados, pois não será interessante nem importante ter lixo guardado, lixo este que poderá estar a "roubar" espaço importante!

7. Nos cursos de contabilidade, irá aprender a simplificar em vez de complicar

Quando se inicia este processo pelo mundo da gestão, contabilidade e fiscalidade, há uma tendência também para complicar o que poderia ser muito simples e fácil, e isto acontece muitas vezes por falta de conhecimento.

Por se tratar de um assunto tão importante, pode acontecer exagerar nos cuidados ou no tempo passado a tratar de um determinado assunto. Fazer uma formação contabilidade poderá resolver esta situação rapidamente já que ao adquirir o conhecimento necessário para identificar onde se deve demorar mais tempo e onde não se deve desperdiçar o mesmo, a poupança acaba por ser não apenas financeira mas também de tempo útil.

8. Aproveitar as ferramentas online dadas em qualquer curso de contabilidade

Há diversas ferramentas online que podem e devem ser utilizadas por contabilistas. O Excel, por exemplo, é uma ferramenta informática que permite apresentação, análise, gestão e controlo de dados de forma fácil, rápida e muito eficaz!

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Os meios online dão acesso a centenas de ferramentas muito úteis para manter a contabilidade em dia. | Fonte: Unsplash

Através da internet, conseguirá também encontrar o melhor software para ser utilizado, assim como o melhor professor de contabilidade, seja ele contabilista ou técnico profissional de contabilidade para desenvolver novas competências e ficar a conhecer um pouco mais de uma área tão importante para qualquer pessoa e empresas.

9. Ter o software utilizado em contabilidade Portugal adequado à área

Aprendeu a fazer a gestão da contabilidade e fiscalidade à moda antiga? Pois então sabe o tempo desperdiçado quando existem softwares de contabilidade que fazem todo esse trabalho de forma mais rápida e eficaz.

Além de se conseguirem resultados de forma muito mais rápida, ter um software online a tratar de alguma documentação da empresa consegue os mesmos sem erros. O único erro que poderá existir será se os dados forem mal inseridos.

10. Fazer um curso contabilidade focado numa área profissional para ter mais dicas

Por fim, e como temos vindo a referir desde o início, ter um curso de contabilidade e fiscalidade com um professor particular, seja ele contabilista certificado ou técnico profissional de contabilidade, com quem possa aprender gestão, administração e claro, contabilidade, é a melhor forma de poupar dinheiro, aprender como fazer a gestão correcta de qualquer empresa e vida pessoal.

Há na plataforma mais de 2000 professores particulares profissionais, muitos dos quais contabilistas ou mesmo com a função de técnico profissional e ainda professores que dedicaram as suas vidas ao ensino da contabilidade.

Ter um professor de contabilidade
Ter um professor particular de contabilidade é a forma perfeita de aprender o que é preciso para ter a contabilidade em dia. | Fonte: Unsplash

O valor médio de cada uma destas aulas é de apenas 9 euros, sendo a primeira oferta com a grande maioria dos profissionais Superprof.

Se procura a melhor forma de manter a contabilidade organizada e conseguir fazer a melhor gestão de toda a burocracia inerente à contabilidade, todas as dicas que demos serão úteis mas não irão substituir nunca o conhecimento e experiência de um professor.

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Cláudia

Sou uma pessoa dedicada e empenhada a 100% a todos os projetos, quer sejam eles de carácter mais pessoal quer sejam a nível profissional. Sou licenciada em Assessoria e Tradução de todo o tipo de matérias e para além disso sou especializada na língua inglesa e alemã. Tenho uma grande paixão pela leitura e escrita. Sou muito curiosa e aberta ao conhecimento o que me faz querer saber, aprender e partilhar mais sobre, na verdade, tudo um pouco.